Quản lý tin nhắn Zalo là một cách hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận và tương tác trực tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, trong quá trình chăm sóc khách hàng qua tin nhắn, việc giữ chân khách hàng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Bài viết dưới đây, Phần mềm quản lý chat đa kênh sẽ chia sẻ tới bạn 7 cách quản lý tin nhắn Zalo hiệu quả 100% cho chủ shop kinh doanh online.

I. Tầm quan trọng của việc quản lý tin nhắn Zalo

Cách quản lý tin nhắn Zalo hiệu quả là chìa khóa giúp bạn tiếp cận và tương tác với khách hàng nhằm giải đáp thắc mắc hoặc tư vấn và chốt đơn bán hàng. Dưới đây là tầm quan trọng của việc quản lý tin nhắn Zalo đối với những chủ shop kinh doanh online:

• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Khi bạn trả lời nhanh chóng và chính xác, khách hàng sẽ có trải nghiệm tích cực và cảm thấy hài lòng.
• Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Việc quản lý tin nhắn hiệu quả giúp bạn giải quyết các yêu cầu của khách hàng nhanh chóng, từ đó thúc đẩy quá trình bán hàng.
• Không bỏ lỡ thông tin quan trọng: Bằng cách quản lý tin nhắn hiệu quả giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào ảnh hưởng đến công việc.
• Tiết kiệm thời gian: Bằng cách tận dụng các tính năng quản lý tin nhắn tự động bạn có thể trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng và phản hồi nhanh chóng.

II. 7 Cách quản lý tin nhắn Zalo hiệu quả

Việc quản lý tin nhắn Zalo một cách hiệu quả không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tối ưu hóa công việc. Phần mềm chat đa kênh sẽ gợi ý cho bạn 6 cách quản lý tin nhắn zalo hiệu quả nhất.

1. Sử dụng tính năng phân loại cuộc trò chuyện Zalo

Nếu bạn sử dụng Zalo cho cả công việc và cuộc sống cá nhân, tin nhắn có thể dễ dàng bị lẫn lộn và bỏ sót. Một cách hiệu quả để quản lý tin nhắn trên Zalo là tận dụng tính năng phân loại cuộc trò chuyện, giúp bạn tổ chức và sắp xếp các cuộc hội thoại một cách khoa học và dễ dàng theo dõi hơn.
Bạn có thể tạo phân loại cuộc trò chuyện trên Zalo theo các bước sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng Zalo => Nhấn vào trang “Cá nhân” => Nhấn vào “Cài đặt” có biểu tượng bánh răng ở góc phải màn hình.

  

• Bước 2: Chọn mục “Tin nhắn” = > Nhấn vào “Phân loại trò chuyện” sau đó bật nút “Chia mục Ưu tiên và Khác”
  

• Bước 3: Sau khi bật phân loại, màn hình Zalo sẽ chia thành 2 trang: Ưu tiên và Khác.
  Để phân loại cuộc hội thoại, bạn cần thực hiện các bước sau:
  – Đối với Android: Nhấn giữ vào cuộc trò chuyện.
  – Đối với iOS: Vuốt từ phải sang trái và chọn Thêm. Tiếp theo, chọn mục Phân loại: Khác là xong.

  

• Bước 4: Nếu bạn muốn đưa cuộc trò chuyện quay lại trang Ưu tiên, chỉ cần nhấn giữ hoặc vuốt sang trái và chọn Phân loại: Ưu tiên.

  

2. Cài đặt tin nhắn tự động trả lời trên Zalo

Cách quản lý tin nhắn Zalo hiệu quả đối với các chủ shop kinh doanh online là sử dụng tính năng tin nhắn tự động trả lời trên Zalo. Ví dụ, khi khách hàng hỏi về giờ làm việc, thông tin sản phẩm, địa chỉ, tin nhắn tự động sẽ giúp phản hồi tức thì. Nhờ đó, chủ shop có thể duy trì liên lạc liên tục với khách mà không cần nhắn tin thủ công mỗi lần.

• Bước 1: Mở ứng Zalo chọn mục “Cá nhân” => Nhấn vào biểu tượng hình bánh răng trên góc màn hình để vào phần “Cài đặt”.

  

• Bước 2: Chọn vào mục “Tin nhắn” => Click vào “Quản lý tin nhắn nhanh”.

  

• Bước 3: Nhấn vào dấu “+” ở góc phải màn hình để tạo tin nhắn nhanh, điền thông tin vào ô “Phím tắt” và Nội dung, thêm hình ảnh nếu cần, sau đó nhấn “Lưu“.

  

3. Tạo nhắc hẹn tin nhắn trên Zalo

Tạo nhắc hẹn tin nhắn trên Zalo là một cách quản lý tin nhắn hiệu quả, giúp bạn không bỏ lỡ các công việc hay sự kiện quan trọng. Tính năng này cho phép thiết lập lịch nhắc hẹn trực tiếp trong cuộc trò chuyện hoặc nhóm chat.
Bạn có thể tạo lịch nhắc hẹn chỉ cho riêng mình hoặc chia sẻ với các thành viên trong nhóm, đảm bảo mọi người đều nhận được thông tin tốt nhất.
Dưới đây là hướng dẫn cách tạo nhắc hẹn tin nhắn trên Zalo như sau:

• Bước 1: Mở cuộc trò chuyện trong nhóm chat trên Zalo => Chạm và giữ lên nội dung đoạn chat bạn muốn tạo nhắc hẹn => Chọn “Nhắc hẹn”

  

• Bước 2: Tiếp theo bạn có thể chọn nhắc cho “Chỉ mình tôi” hoặc “Cả hai” => Nhấn chọn thời gian nhắc nhở và nhấn nút “Tạo nhắc hẹn”.

  

4. Quản lý thông báo Zalo

Một trong những cách quản lý tin nhắn Zalo hiệu quả là quản lý thông báo các cuộc hội thoại trên Zalo. Bạn có thể tắt thông báo cho các cuộc trò chuyện không quan trọng hoặc sử dụng chế độ “Không làm phiền”. Điều này giúp bạn chỉ nhận được thông báo từ những cuộc hội thoại quan trọng, giảm bớt sự xao nhãng và nâng cao hiệu quả công việc.

XEM THÊM:

• Cách phục hồi tin nhắn Zalo trên Android, iPhone, máy tính cực dễ dàng.
• Hướng dẫn 2 cách ẩn nội dung thông báo Zalo trên máy tính và điện thoại

5. Thiết lập bảo mật

Việc lập nhóm bán hàng trên Zalo đã trở thành một phương thức phổ biến đối với các chủ kinh doanh online. Tuy nhiên, khi số lượng thành viên trong nhóm tăng lên, đặc biệt là khi có những người lạ gia nhập để quảng cáo sản phẩm hoặc seeding, nhóm có thể trở nên mất kiểm soát và kém chuyên nghiệp.
Vì vậy cách quản lý tin nhắn Zalo đó là thiết lập quyền truy cập. Bạn có thể bật tính năng phê duyệt thành viên và kiểm soát quyền gửi tin nhắn, đảm bảo rằng chỉ những thành viên có liên quan mới có thể tham gia và tương tác trong nhóm.

6. Sắp xếp cuộc trò chuyện

Để quản lý tin nhắn Zalo hiệu quả, bạn nên ghim các cuộc trò chuyện quan trọng lên đầu tin nhắn để dễ dàng nhìn thấy và truy cập khi cần thiết. Bên cạnh đó, việc tạo các nhóm chat theo từng mục đích cụ thể như gia đình, công việc hay bạn bè sẽ giúp bạn phân loại thông tin và theo dõi dễ dàng hơn. Đừng quên đặt tên cho các nhóm chat sao cho ngắn gọn và dễ nhớ, giúp việc tìm kiếm và quản lý cuộc trò chuyện trở nên tiện lợi và khoa học.

7. Sử dụng mềm quản lý tin nhắn Zalo

Một trong những cách quản lý tin nhắn Zalo đem lại hiệu quả nhất hiện nay là sử dụng phần mềm hỗ trợ tự động hóa toàn diện. Trong đó, phần mềm quản lý tin nhắn Zalo là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh online trong việc tương tác, bán hàng, chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Với các chức năng tự động hóa, phần mềm quản lý tin nhắn Zalo giúp tiết kiệm nhân lực, thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phần mềm chat đa kênh Upviral là một lựa chọn hàng đầu cho các chủ shop khi cần quản lý tin nhắn Zalo hiệu quả. Phần mềm Upviral là phần mềm quản lý chat đa kênh hàng đầu tại Việt Nam được nhiều chủ shop tin dùng.

Phần mềm này giúp quản lý tin nhắn đa nền tảng như TikTok, Facebook, Shopee, Zalo,… trên cùng một giao diện với hàng loạt tính năng ưu Việt:

Các tính năng nổi bật của phần mềm Upviral bao gồm:

• Quản lý nhiều tài khoản Zalo OA cùng lúc mà không cần phải chuyển đổi tài khoản liên tục.
• Tự động trả lời tin nhắn khách hàng qua các mẫu tin nhắn đã được thiết lập sẵn.
• Cung cấp khả năng phân quyền cho từng nhân viên, giúp chăm sóc khách hàng nhanh chóng và hiệu quả.
• Tự động phân loại khách hàng theo lịch sử tin nhắn, giúp chủ shop dễ dàng quản lý và theo dõi.
• Hỗ trợ quản lý đơn hàng và khách hàng, tránh tình trạng sót đơn hay tin nhắn chưa được phản hồi.
• Phân loại nhóm khách hàng để xây dựng các chiến dịch marketing phù hợp với từng đối tượng.
• Cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu chi tiết, giúp chủ shop nắm bắt thông tin tổng quan về hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược chính xác.

III. Kết luận

Bài viết trên Phần mềm chat đa kênh Upviral đã chia sẻ chi tiết tới bạn đọc cách quản lý tin nhắn Zalo dành cho các chủ shop đang kinh doanh online mà muốn gia tăng hiệu quả tốt. Hy vọng bài viết thêm sẽ đem lại thông tin hữu ích tới bạn.