Trong bối cảnh thị trường ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả để đảm bảo sự phát triển bền vững. Vậy quản lý hàng tồn kho hàng như thế nào để đạt được hiệu quả cao giảm thất thoát? Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý chat đa kênh sẽ tổng hợp 10 phương pháp quản lý hàng tồn kho đem lại hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

I. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là một phần quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng, có mục tiêu đảm bảo số lượng sản phẩm sẵn có để bán tại mọi thời điểm. Mục đích là duy trì mức tồn kho hợp lý để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không gặp phải tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng hóa. Quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

II. Tầm quan trọng của việc quản lý hàng kho hàng?

Quản lý hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là việc theo dõi số lượng hàng hóa trong kho, mà còn liên quan đến nhiều khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho:

• Đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng: Quản lý hàng  tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì đủ hàng hóa để cung cấp cho khách hàng kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt sản phẩm.
• Giảm thiểu rủi ro và sai sót: Việc quản lý kho hiệu quả giúp giảm thiểu các rủi ro như thất thoát hàng hóa, hư hỏng sản phẩm, hoặc sự không khớp giữa số liệu tồn kho thực tế và báo cáo tồn kho.
• Tối ưu hóa chi phí: Việc quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí lưu kho, vận chuyển và xử lý hàng hóa
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giúp doanh nghiệp cung cấp đúng sản phẩm, đúng thời điểm và chất lượng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng doanh thu: Quản lý kho chính xác giúp tăng doanh thu bằng cách duy trì đủ hàng hóa bán chạy và giải phóng hàng tồn kho qua các chương trình khuyến mãi.
• Phân tích dữ liệu và dự báo: Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân tích và dự báo nhu cầu thị trường, từ đó đưa ra chiến lược mua hàng và sản xuất phù hợp.
• Tăng tính cạnh tranh: Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể. Những công ty có khả năng cung cấp sản phẩm nhanh chóng và chính xác sẽ thu hút nhiều khách hàng hơn so với đối thủ.

III. 10 Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp và công cụ phù hợp để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là một số cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất:

1. Phương pháp FIFO (First In, First Out)

FIFO (First In, First Out) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho theo nguyên tắc sản phẩm được nhập kho sớm nhất sẽ được xuất kho trước. Phương pháp này rất phù hợp với các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn, dễ hư hỏng hoặc nhanh lỗi thời như thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, hay các sản phẩm công nghệ.

Phương pháp FIFO giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hàng hóa bị tồn lâu trong kho, dẫn đến hết hạn hoặc hư hỏng. Để thực hiện phương pháp này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức quy trình nhập và xuất kho một cách khoa học, phân loại sản phẩm theo ngày nhập và sử dụng hệ thống mã vạch hoặc nhãn dán rõ ràng để dễ dàng phân biệt giữa các lô hàng cũ và mới.

2. Phương pháp LIFO (Last In, First Out)

Phương pháp LIFO là phương pháp quản lý hàng tồn kho trong đó hàng hóa nhập kho sau cùng sẽ được xuất kho trước. Điều này có nghĩa là các sản phẩm mới nhất sẽ được bán hoặc sử dụng trước khi những sản phẩm cũ hơn.
Phương pháp này thường được áp dụng cho những mặt hàng không bị hư hỏng hoặc có giá trị ổn định theo thời gian, chẳng hạn như đồ gia dụng, linh kiện máy móc hoặc hàng hóa không có hạn sử dụng ngắn.Tuy nhiên, phương pháp này ít phù hợp với các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ hư hỏng, vì nó có thể gây ra tình trạng hàng hóa cũ bị tồn lâu trong kho.

3. Quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch

Phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch là một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho một cách nhanh chóng và chính xác. Mỗi sản phẩm trong kho được gắn một mã vạch duy nhất, chứa các thông tin chi tiết như tên sản phẩm, số lượng, ngày nhập kho, hạn sử dụng (nếu có).
Khi hàng hóa được nhập hoặc xuất khỏi kho, nhân viên chỉ cần quét mã vạch của sản phẩm để tự động cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công mà còn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

4. Phần mềm quản lý hàng tồn kho Upviral

Phần mềm quản lý chat đa kênh UpViral cũng là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà các chủ shop có thể cân nhắc lựa chọn. Phần mềm UpViral cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả các kênh bán hàng từ các nền tảng như Fanpage, TikTok Shop, Zalo OA, Shopee trên một giao diện duy nhất.

Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc theo dõi và quản lý các đơn hàng, giảm thiểu sự gián đoạn trong các giao tiếp giữa khách hàng và doanh nghiệp. Khi có một cái nhìn tổng quan về các kênh bán hàng, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt xu hướng tiêu thụ, từ đó lên kế hoạch nhập kho hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

Không những thế, nhờ tính năng thống kê chi tiết đơn hàng và phân tích hiệu quả bán hàng. Phần mềm UpViral cung cấp các báo cáo chi tiết về số lượng đơn hàng, sản phẩm bán ra, và khách hàng từ các kênh bán hàng khác nhau. Những thông tin này giúp doanh nghiệp nắm bắt được xu hướng tiêu dùng và lượng hàng hóa cần cung cấp cho từng thời kỳ.

XEM THÊM:

• Top 7+ phần mềm quản lý tin nhắn Fanpage miễn phí, tốt nhất trên thị trường
• Hướng dẫn tạo page bán hàng Facebook chuyên nghiệp từ A-Z

5. Dự báo nhu cầu chính xác

Dự báo chính xác là phương pháp quản lý hàng tồn kho sử dụng các công cụ và kỹ thuật phân tích dữ liệu để dự đoán nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Phương pháp này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất, đặt hàng và quản lý tồn kho hiệu quả hơn.
Việc dự báo nhu cầu chính xác dựa trên dữ liệu lịch sử bán hàng, xu hướng tiêu thụ, mùa vụ, và các yếu tố tác động từ thị trường giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về mức tồn kho phù hợp. Khi nhu cầu được dự đoán đúng, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu tình trạng hết hàng, đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu kho, tránh lãng phí và tối đa hóa lợi nhuận.

6. Kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho, trong đó doanh nghiệp thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu số lượng hàng hóa trong kho vào các thời điểm nhất định, như theo tuần, tháng hoặc quý. Việc kiểm kê định kỳ giúp xác nhận số lượng thực tế của hàng hóa trong kho và đảm bảo rằng các số liệu tồn kho trên hệ thống phần mềm khớp với hàng hóa thực tế.

Phương pháp này không chỉ giúp phát hiện các sai sót do nhầm lẫn hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu, mà còn giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các vấn đề như mất mát, hư hỏng hoặc hàng hóa hết hạn.

7. Quản lý theo nhóm sản phẩm (ABC Analysis)

Phân loại hàng hóa theo nhóm sản phẩm ABC giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho một cách hiệu quả và tập trung vào những mặt hàng quan trọng nhất. Phương pháp này chia hàng hóa thành 3 nhóm: Nhóm A là những sản phẩm có giá trị cao và được tiêu thụ nhanh; Nhóm B là các sản phẩm có giá trị vừa phải; Nhóm C là những sản phẩm ít tiêu thụ hoặc có giá trị thấp.
Quản lý hàng tồn kho theo phân tích ABC rất hữu ích cho các cửa hàng hoặc doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa với giá trị và mức độ tiêu thụ khác nhau, giúp tối ưu hóa không gian kho và giảm thiểu chi phí lưu kho.

8. Phương pháp Just-in-Time (JIT)

Phương pháp Just-in-Time (JIT) là một chiến lược quản lý hàng tồn kho nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu lượng hàng tồn kho lưu trữ trong kho. Với phương pháp này, doanh nghiệp chỉ nhập hàng hoặc sản xuất đúng khi cần thiết, đúng số lượng và đúng thời điểm, thay vì duy trì tồn kho lớn như phương pháp truyền thống.

Phương pháp này giúp giảm chi phí lưu kho và rủi ro về hàng hóa hư hỏng hoặc hết hạn, đồng thời tối ưu hóa không gian lưu trữ. Phương pháp JIT phụ thuộc vào sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp, sản xuất và các bộ phận khác trong doanh nghiệp, đảm bảo rằng nguyên liệu và sản phẩm được cung cấp đúng thời gian và đúng số lượng.

9. Mô hình lean manufacturing

Mô hình Lean Manufacturing là phương pháp quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình sản xuất và chuỗi cung ứng để duy trì mức tồn kho tối thiểu, đồng thời đáp ứng đủ nhu cầu thị trường. Phương pháp này giúp giảm thiểu tồn kho dư thừa, hạn chế lãng phí chi phí sản xuất và bảo quản, đồng thời cải thiện hiệu quả công việc và giảm thời gian chờ đợi trong quá trình sản xuất.
Mô hình Lean Manufacturing sử dụng các công cụ như Kanban và Just-in-Time (JIT) để điều phối và tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa, giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng tồn kho linh hoạt và chính xác.

10. Tính vòng quay tồn kho

Tính vòng quay tồn kho là phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp dự đoán thời gian cần thiết để nhập hàng và tối ưu hóa việc quản lý kho. Bằng cách tính toán hệ số vòng quay tồn kho, doanh nghiệp có thể xác định số lần hàng tồn kho được thay thế trong một kỳ, từ đó tính toán thời gian trung bình để bán hết hàng hóa. Phương pháp này giúp các chủ kinh doanh đưa ra kế hoạch nhập hàng chính xác về số lượng và thời gian, đảm bảo việc cung cấp sản phẩm kịp thời mà không gây dư thừa hàng hóa hoặc thiếu hụt.

IV. Những yếu tố cần lưu ý khi quản lý hàng tồn kho

Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho là những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét để tối ưu hóa quy trình quản lý kho và đảm bảo việc cung cấp hàng hóa kịp thời, hiệu quả. Dưới đây là những yếu tố chính có tác động đến việc quản lý hàng tồn kho:

1. Dự báo nhu cầu

Dự báo nhu cầu chính xác là yếu tố quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng hàng cần nhập kho, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa. Nếu dự báo sai, doanh nghiệp có thể gặp phải chi phí lưu kho cao hoặc không đủ hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Để cải thiện độ chính xác, doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng tiêu thụ và yếu tố mùa vụ.

2. Chuỗi cung ứng

Một chuỗi cung ứng hiệu quả giúp duy trì mức tồn kho hợp lý và giảm thiểu các vấn đề về hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Các yếu tố như thời gian giao hàng, độ tin cậy của nhà cung cấp và khả năng điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu thị trường đều ảnh hưởng đến quản lý tồn kho. Để tối ưu hóa chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và có các biện pháp dự phòng kịp thời.

3. Chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi quản lý hàng tồn kho. Nếu tồn kho quá nhiều, chi phí bảo quản, bảo hiểm và nhân công sẽ tăng cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận. Để giảm thiểu chi phí này, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh để tối ưu hóa quy trình nhập xuất, giảm thiểu thời gian lưu kho và cải thiện không gian lưu trữ.

4. Tính chất sản phẩm

Tính chất của sản phẩm quyết định phương pháp quản lý kho. Các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm cần được quản lý chặt chẽ, thường áp dụng phương pháp FIFO (First In, First Out). Các sản phẩm có giá trị ổn định và ít bị hư hỏng có thể áp dụng phương pháp LIFO (Last In, First Out). Việc lựa chọn phương pháp phù hợp giúp tối ưu hóa việc xuất kho và bảo quản hàng hóa.

5. Thị trường và xu hướng tiêu thụ

Thị trường và xu hướng tiêu thụ thay đổi nhanh chóng và có ảnh hưởng lớn đến nhu cầu sản phẩm. Nếu không theo dõi kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa. Việc theo dõi xu hướng tiêu dùng, mùa vụ và các yếu tố kinh tế sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược nhập kho, đảm bảo cung cấp hàng hóa kịp thời và tiết kiệm chi phí.

V. Kết luận

Bài viết trên phần mềm quản lý chat đa kênh đã giới thiệu đến bạn đọc 10 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm thất thoát, sai sót khi quản lý kho, tiết kiệm thời gian và chi phí và góp phần tăng doanh thu cho cửa hàng. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp thông tin hữu ích tới bạn đọc.