Nắm vững các quy định về tài khoản Zalo OA trong năm 2025 giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tính năng và tuân thủ chính sách nền tảng. Để quản lý tương tác khách hàng hiệu quả hơn, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý chat đa kênh để hỗ trợ quản lý tin nhắn từ nhiều nền tảng trên một giao diện duy nhất.
I. Tài khoản Zalo OA là gì?
Zalo Official Account (Zalo OA) là nền tảng do Zalo phát triển dành riêng cho các doanh nghiệp, tổ chức và nhãn hàng để phục vụ mục đích kinh doanh. Giống như fanpage trên Facebook, đây là tài khoản chính thức giúp các tổ chức dễ dàng kết nối và tương tác trực tiếp với khách hàng.
Zalo OA có 3 loại tài khoản với mục đích sử dụng, quy định về tài khoản Zalo OA và ưu đãi riêng. Mỗi cá nhân/doanh nghiệp chỉ được chọn 1 loại phù hợp.
- Doanh nghiệp – Dành cho tổ chức/cá nhân kinh doanh, xây dựng thương hiệu:
Gửi 4 tin Broadcast/tháng đến người quan tâm
Tin nhắn hiển thị trong hộp thư cá nhân
- Nội dung – Phù hợp với kênh tin tức, giải trí, truyền thông:
Gửi 1 tin Broadcast/tháng
Hiển thị tin nhắn trên thanh thông báo
- Cơ quan nhà nước – Dành cho đơn vị thuộc hệ thống nhà nước:
Ưu đãi tương tự OA Doanh nghiệp
Kết nối, truyền thông giữa nhà nước và người dân
II. Quy định về đăng ký tài khoản Zalo OA
Dưới đây là những quy định về tài khoản Zalo OA quan trọng về việc đăng ký, xác thực và sử dụng tài khoản Zalo OA mà bạn cần biết.
1. Quy định về tên
Tên OA phải tuân theo cấu trúc: Tên OA = [Tiền tố] + Tên chính + [Hậu tố].
- Tên chính có thể là:
Tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh theo Giấy chứng nhận ĐKKD.
Tên nhãn hiệu/thương hiệu đã đăng ký với Cục Sở Hữu Trí Tuệ.
Tên giao dịch liên quan đến sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án doanh nghiệp.
- Tiền tố và hậu tố: Là các từ ngữ bổ sung để làm rõ ngành nghề, dịch vụ hoặc chi nhánh.
Ngoài ra còn một số quy định về tài khoản Zalo OA như sau:
- Độ dài: Tên OA từ 2-40 ký tự, chỉ sử dụng chữ cái, không chứa ký tự đặc biệt hay emoji.
- Viết hoa & chính tả: Viết hoa chữ cái đầu tiên, không sai chính tả, không viết tắt hoặc không dấu.
- Tên liên quan đến thương hiệu: Nếu là tên website hoặc thương hiệu, sử dụng định dạng [Tên đầy đủ] + [Tên miền không dấu].
- Tên không quá chung chung: Tránh tên dễ gây nhầm lẫn hoặc mang tính giật tít.
- Trùng tên & mạo danh: Không trùng với tên OA đã đăng ký và không chứa yếu tố mạo danh Zalo/VNG.
- Tên sản phẩm: Đối với TPCN, cần thêm hình thức sản phẩm (VD: Viên sủi giảm cân detox).
2. Quy định về hình ảnh
Việc chọn lựa hình ảnh đại diện và ảnh bìa đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp. Dưới đây là các quy định về tài khoản Zalo OA về hình ảnh sử dụng trên OA để đảm bảo tính hợp lệ và tránh vi phạm bản quyền.
- Hình ảnh đại diện và ảnh bìa của OA phải phản ánh chính xác thương hiệu của doanh nghiệp, bao gồm logo chính thức, bảng hiệu hoặc hình ảnh sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp. Tên trên logo hoặc bảng hiệu cần phải khớp với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
- Không được sao chép hình ảnh của Zalo/VNG hoặc sử dụng logo, hình ảnh đã đăng ký bản quyền mà không có sự cho phép. Zalo có quyền gỡ bỏ hình ảnh nếu có tranh chấp bản quyền.
- Ngoài ra, tránh sử dụng hình ảnh cá nhân (trừ khi có bản quyền bảo vệ), hình ảnh phản cảm, vi phạm thuần phong mỹ tục, cũng như hình ảnh liên quan đến chính trị, quân đội, thuốc lá, vũ khí hoặc yếu tố bạo lực.
Để đảm bảo hình ảnh trên Zalo Official Account (OA) hiển thị đẹp mắt và chuẩn xác, bạn cần tuân thủ các quy định về tài khoản Zalo OA về dung lượng, kích thước và định dạng sau:
- Ảnh bìa: Kích thước tối thiểu 320×180 pixel, dung lượng dưới 15MB
- Ảnh đại diện: Kích thước tối thiểu 240×240 pixel, dung lượng dưới 15MB
- Định dạng hỗ trợ: JPG, PNG
3. Quy định về thông tin giới thiệu
Trang thông tin OA giúp doanh nghiệp củng cố thương hiệu và tạo dựng niềm tin vững chắc với khách hàng và cũng có quy định về tài khoản Zalo OA riêng. Tính năng này cho phép hiển thị tên OA (brandname), thông tin doanh nghiệp, các chi nhánh với số lượng lên đến 500 OA, cùng những bài viết nổi bật để khách hàng luôn được cập nhật những thông tin hữu ích và mới nhất.
3.1. Thông tin chung
Trang cài đặt này giúp doanh nghiệp giới thiệu thông tin về Official Account (OA) đến người dùng. Và có những quy định về tài khoản Zalo OA như sau:
- Thông tin tài khoản: Các thay đổi cần được phê duyệt bởi BQT Zalo OA.
- Ảnh bìa Zalo OA kích thước: Kích thước tối thiểu 320×180 pixel, dung lượng <15MB
- Ảnh đại diện: Kích thước tối thiểu 320×180 pixel, dung lượng <15MB
- Tên OA: Điều chỉnh tiền tố/hậu tố. Thay đổi tên chính yêu cầu giấy tờ xác thực.
Nếu tên OA thay đổi từ doanh nghiệp/ thương hiệu khác, cần bổ sung hồ sơ xác thực mới. Cập nhật sẽ được duyệt trong vòng 2-3 ngày làm việc (có thể kéo dài đến 7 ngày). - Thông tin giới thiệu: Tóm tắt về doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Thông tin doanh nghiệp: Đã xác thực và không thể chỉnh sửa trừ khi nộp hồ sơ xác thực mới.
3.2. Thiết lập trang thông tin
Trang này giúp thiết lập thông tin OA hiển thị trên Zalo, quy định về tài khoản Zalo OA với khả năng thay đổi vị trí các mục như Thông tin OA, Tương tác, Chi nhánh, Đáng chú ý, Tài nguyên và các nút bấm được cố định.
- Chỉ Quản trị viên và Soạn nội dung có quyền cập nhật.
- Nút bấm: Tối đa 3 nút – Nhắn tin, Quan tâm, Nút thêm (Gọi thoại, Miniapp, Website).
- Thông tin OA: Cài đặt “Ẩn/Hiện” các mục như địa chỉ, hotline, thời gian hoạt động, website.
- Tương tác: Ẩn/Hiện menu chính và menu nhanh.
- Chi nhánh: Gắn tối đa 500 OA với quyền Quản trị viên và Soạn nội dung.
- Đáng chú ý: Ghim tối đa 5 bài viết trên OA profile.
- Tài nguyên: Danh sách bài viết.
4. Quy định để xác thực tài khoản OA
Để xác thực tài khoản Zalo Official Account (OA) thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về tài khoản Zalo OA và quy trình sau
- Yêu cầu xác thực: Doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ chính xác và đầy đủ, chịu trách nhiệm nếu sai lệch. Vì quy định về tài khoản Zalo OA nên phải bổ sung để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Nếu thay đổi thông tin quan trọng, doanh nghiệp phải cập nhật ngay. Hoạt động kinh doanh có điều kiện chỉ được phép hoạt động sau khi cấp phép.
- Trách nhiệm và nghĩa vụ: Doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoàn toàn với tranh chấp, khiếu nại liên quan đến tài khoản OA.
- Quy trình xét duyệt:
Thời gian: 2-3 ngày làm việc (có thể lâu hơn trong một số trường hợp).
Kết quả xét duyệt sẽ gửi đến admin OA qua tin nhắn từ Zalo OA và mục “Tin nhắn hệ thống”
- Khi bị từ chối xác thực:
Đọc kỹ phản hồi và nộp lại hồ sơ trong 14 ngày (bao gồm giấy tờ cũ + bổ sung).
Nếu cần thay đổi tên, ảnh, thông tin, hãy chỉnh sửa theo hướng dẫn trước khi nộp lại.
5. Quy định về nội dung truyền đạt qua tài khoản OA
Nếu vi phạm quy định về tài khoản Zalo OA doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi nội dung trên tài khoản OA. Nên hãy đảm bảo tất cả các nội dung được truyền đạt
- Tôn trọng chủ quyền: Sử dụng đúng hình ảnh bản đồ Việt Nam.
- Tuân thủ pháp luật: Không chia sẻ đường dẫn vi phạm quy định.
- Phù hợp văn hóa: Tránh hình ảnh phản cảm, mê tín, bạo lực, tệ nạn.
- Bảo vệ sự thật: Không đăng tin sai lệch, xuyên tạc, xúc phạm cá nhân/tổ chức.
- Tôn trọng bản quyền: Không phát tán nội dung vi phạm bản quyền hoặc bị cấm.
- Không kích động: Tránh tuyên truyền phản động, chia rẽ, chiến tranh, bạo lực.
- Chấp hành quy định: Tuân thủ chính sách Zalo & pháp luật Việt Nam.
III. Quy định về tính năng quản lý nhóm
Quy định về tài khoản Zalo OA đang áp dụng gói Nâng cao/Premium cho 4 loại nhóm:
- GMF-10: 10 thành viên
- GMF-50: 50 thành viên
- GMF-100: 100 thành viên
- GMF-1000: 1000 thành viên
Hạn mức:
- Tạo nhóm: 10 nhóm/ngày, 50 nhóm/tuần và 100 nhóm/tháng
- Tin nhắn OA gửi nhóm: 330 VND/tin (Không tính phí tin từ thành viên khác)
Quy định chung
- Tên nhóm: 1-30 ký tự, không vi phạm pháp luật/Zalo
- Ảnh đại diện: Không phản cảm, vi phạm bản quyền
- Mời thành viên:
Mời qua link: Thành viên cần phê duyệt
Mời từ OA Manager: Chỉ mời người đã quan tâm OA
- Thời hạn nhóm: Tự động giải tán sau 45 ngày nếu không gia hạn
- Rời nhóm: OA không thể rời nhóm
- Giải tán nhóm: Không thể hoàn tác
- Bảo mật: Không chia sẻ dữ liệu người dùng, không yêu cầu thông tin cá nhân nhạy cảm
- Xử lý vi phạm: Zalo có quyền ngừng dịch vụ nếu OA vi phạm chính sách
IV. Hệ quả nếu không tuân thủ quy định
Theo quy định về tài khoản Zalo OA, Ban Quản Trị Zalo OA có quyền tạm dừng hoặc ngừng cung cấp dịch vụ nếu OA vi phạm quy định hoặc gây ảnh hưởng tiêu cực đến người dùng.
Các mức xử lý vi phạm khi quy định về tài khoản Zalo OA:
- Mức độ 1: Gửi cảnh báo chính thức đến Quý đối tác hoặc Quản trị viên OA qua văn bản, email hoặc tin nhắn từ tài khoản “Zalo Official Account”, yêu cầu phối hợp kiểm tra, rà soát và khắc phục sự cố kịp thời.
- Mức độ 2: Tạm ngưng cung cấp dịch vụ – OA có thể bị giới hạn sử dụng một phần hoặc toàn bộ tính năng/dịch vụ trên nền tảng Zalo OA
- Mức độ 3: Vô hiệu hóa tài khoản tạm thời trong thời gian 2 tuần, 4 tuần, hoặc vĩnh viễn tùy theo mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm.
- Mức độ 4: Cấm sử dụng tất cả dịch vụ Zalo OA đối với Quý đối tác, bao gồm mọi OA khác thuộc cùng doanh nghiệp hoặc đơn vị chủ quản.
V. Kết luận
Sau khi đã tìm hiểu các quy định về tài khoản Zalo OA cần thiết để đăng ký và sử dụng tài khoản Zalo OA, việc quản lý và tối ưu hóa các kênh giao tiếp là điều không thể thiếu. Với khả năng tích hợp và quản lý nhiều nền tảng cùng lúc, UpViral giúp doanh nghiệp dễ dàng chăm sóc khách hàng qua Zalo OA, Facebook, và các kênh khác từ đó nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng và tối ưu quy trình bán hàng.
