Tạo tin nhắn trả lời tự động trên Zalo giúp bạn gửi lời chào, nhắc nhở và chăm sóc khách hàng nhanh chóng mà không cần thao tác thủ công. Tính năng này tiết kiệm thời gian và duy trì kết nối hiệu quả với khách hàng. Để quản lý tin nhắn trên nhiều nền tảng hiệu quả hơn, phần mềm quản lý chat đa kênh giúp bạn chăm sóc khách hàng một cách dễ dàng và hiệu quả.
I. Hướng dẫn tạo tin nhắn trả lời tự động trên Zalo
Việc tạo tin nhắn trả lời tự động trên Zalo sẽ giúp bạn phản hồi nhanh chóng, chuyên nghiệp và tiết kiệm công sức hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn dễ dàng thiết lập trên cả máy tính và điện thoại.
1. Cài đặt trên máy tính
Nếu bạn thường xuyên làm việc trên máy tính và muốn tối ưu thời gian trả lời tin nhắn, hãy tạo tin nhắn trả lời tự động trên Zalo Web theo hướng dẫn sau:
- Bước 1: Mở trình duyệt, vào chat.zalo.me và đăng nhập bằng mã QR từ ứng dụng Zalo trên điện thoại.
- Bước 2: Vào danh bạ, chọn người hoặc nhóm cần gửi tin nhắn tự động. Nhấn vào biểu tượng Chèn tin nhắn nhanh, chọn Tìm hiểu thêm
- Bước 3: Nhấn vào Quản lý → Tạo mới, nhập nội dung tin nhắn cùng phím tắt, có thể đính kèm ảnh nếu cần, sau đó nhấn Thêm.
Sử dụng tin nhắn nhanh: Khi chat, nhập dấu “/” để hiển thị gợi ý tin nhắn đã tạo.
2. Cài đặt trên điện thoại
Chỉ với vài bước đơn giản trên điện thoại, bạn có thể dễ dàng thiết lập tin nhắn trả lời tự động và tối ưu hóa việc chăm sóc khách hàng.
- Bước 1: Đầu tiên, truy cập tài khoản của bạn bằng cách nhấn vào biểu tượng cá nhân ở góc dưới bên phải màn hình. Chọn mục Công cụ kinh doanh để tiếp tục.
- Bước 2: Chọn Trả lời tự động. Zalo sẽ cung cấp sẵn hai mẫu tin nhắn trả lời tự động. Nếu bạn muốn thêm mẫu tin nhắn khác, chỉ cần nhấn vào biểu tượng + ở góc trên bên phải.
- Bước 3: Nhập nội dung tin nhắn, cùng với đối tượng và thời gian gửi. Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu ở góc trên bên trái để lưu lại cài đặt. Cuối cùng, bật công tắc để kích hoạt tin nhắn trả lời tự động mà bạn đã tạo.
II. Cách gửi tin nhắn tự động trên Zalo
Để tạo tin nhắn trả lời tự động trên Zalo. Bạn có thể sử dụng tính năng Trả lời tự động hoặc Broadcast trong Zalo OA để thiết lập tin nhắn tự động. Nếu muốn quản lý thêm cả Facebook hay Instagram, hãy tích hợp với phần mềm chat đa kênh để nhắn tin dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.
1. Sử dụng tính năng Broadcast
Tính năng Broadcast trên Zalo giúp bạn gửi tin nhắn đồng loạt đến nhiều người chỉ trong một lần nhấn. Giải pháp lý tưởng giúp bạn dễ dàng truyền đạt thông điệp, thông báo khuyến mãi hay trả lời tự động mà không mất công soạn lại từng tin nhắn.
- Bước 1: Đăng nhập vào Zalo OA của bạn và chọn tính năng Gửi Broadcast để bắt đầu.
- Bước 2: Chọn mục “Nội dung” → “Tạo broadcast”. Thêm nội dung như bài viết, video hoặc sản phẩm (tối đa 5 mục)
- Bước 3: Lựa chọn đối tượng nhận tin dựa trên vị trí, độ tuổi, giới tính hoặc nhãn ghi chú. Đặt lịch gửi trong khung giờ 6:00 đến 20:00.
- Bước 4: Sử dụng tính năng “Xem trước” để kiểm tra nội dung trước khi gửi. Sau đó, nhấn “Tiếp tục” và chọn “Gửi broadcast” để hoàn tất.
2. Sử dụng tính năng ZNS (Zalo Notification Service)
Để sử dụng tính năng ZNS (Zalo Notification Service), doanh nghiệp cần có tài khoản OA đã xác thực. Trước khi gửi tin nhắn qua ZNS, bạn cần thiết lập và chuẩn bị chiến dịch. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để cài đặt và triển khai chiến dịch ZNS dễ dàng.
- Bước 1: Cài Đặt Tính Năng ZNS
- Bước 2: Vào phần công cụ gửi ZNS, bạn chọn Gửi theo chiến dịch và nhấn Tạo chiến dịch. Tiếp theo, đặt tên chiến dịch để dễ dàng quản lý.
- Bước 3: Chọn mẫu tin nhắn phù hợp như văn bản, OTP, bảng dữ liệu hoặc mẫu đánh giá dịch vụ.
- Bước 4: Chọn tệp số điện thoại của người nhận để gửi tin nhắn đến đúng đối tượng.
- Bước 5: Lựa chọn thời gian gửi tin nhắn để đảm bảo thông điệp đến đúng lúc.
- Bước 6: Kiểm tra lại tất cả thông tin và xác nhận để chiến dịch được triển khai thành công.
3. Sử dụng tính năng hẹn tự động
Để bắt đầu sử dụng tính năng hẹn tự động trên Zalo, hãy xem ngay các bước hướng dẫn chi tiết để bạn có thể sử dụng tính năng hẹn giờ tự động một cách dễ dàng:
- Bước 1: Mở ứng dụng Zalo, sau đó vào mục Tin nhắn → bấm vào biểu tượng ba dấu chấm ở góc phải màn hình.
- Bước 2: Trong menu hiển thị, chọn tính năng “Tạo nhắc hẹn” để thiết lập lời nhắc cho cuộc trò chuyện.
- Bước 3: Điền thông tin cần thiết như tiêu đề, thời gian nhắc nhở, và chọn tần suất lặp lại. Sau khi hoàn tất, nhấn “Tạo hẹn nhắc” để lưu lại.
4. Upviral – phần mềm quản lý chat đa kênh
Bên cạnh ba cách đã chia sẻ, bạn còn có thể tối ưu việc tạo tin nhắn trả lời tự động trên Zalo đến khách hàng bằng phần mềm quản lý chat đa kênh của Upviral. Với khả năng gưi nhiều tin nhắn cùng lúc trên Zalo, giúp bạn theo dõi và phân tích hiệu quả giao tiếp qua các báo cáo chi tiết về tin nhắn và tương tác, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững.
- Quản lý đa kênh thông minh: Tích hợp tất cả các kênh như Fanpage, TikTok Shop, Zalo OA, Shopee vào một giao diện duy nhất, giúp bạn theo dõi và quản lý inbox, bình luận thời gian thực trên tất cả các nền tảng.
- Chăm sóc khách hàng tối ưu: Gắn thẻ phân loại khách hàng, tìm kiếm nhanh chóng, theo dõi lịch sử tương tác, đồng thời tối ưu chiến lược remarketing và upselling để tăng trưởng hiệu quả.
- Tự động phân chia hội thoại: Phân công hội thoại cho nhân viên theo vòng tròn hoặc click đầu tiên, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc, từ đó tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng và cải thiện tỷ lệ chốt đơn.
- Lọc và phân loại thông minh: Dễ dàng tìm kiếm tin nhắn chứa số điện thoại, các tin chưa trả lời, phân loại theo nguồn (Facebook, TikTok, Zalo, Shopee) và xử lý các đơn hàng gặp vấn đề nhanh chóng.
- Các tính năng khác: Tạo mẫu tin nhắn tự động, quản lý đơn hàng, thống kê chi tiết theo thẻ tag, theo dõi số lượng đơn và doanh thu, giúp bạn luôn nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh.
III. Lợi ích của việc tạo tin nhắn trả lời tự động trên Zalo
Việc tạo tin nhắn trả lời tự động trên Zalo mang đến nhiều lợi ích quan trọng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và cải thiện dịch vụ khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian: Tạo tin nhắn trả lời tự động trên Zalo giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động phản hồi các tin nhắn, không cần phải trả lời thủ công.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Với tính năng này, bạn có thể phục vụ khách hàng nhanh chóng, dù số lượng tin nhắn có lớn đến đâu.
- Tối ưu công việc đa nhiệm: Bạn có thể làm nhiều công việc khác mà không lo bỏ lỡ tin nhắn quan trọng, nhờ vào tính năng tự động trả lời.
- Cung cấp thông tin chính xác: Trả lời tự động giúp đảm bảo thông tin chính xác và đáng tin cậy cho khách hàng.
- Tăng tính chuyên nghiệp: Tính năng này nâng cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, mang đến trải nghiệm nhanh chóng và ấn tượng cho khách hàng.
- Phục vụ 24/7: Cài đặt tự trả lời Zalo cho phép bạn hỗ trợ khách hàng mọi lúc, mọi nơi, mà không cần có mặt trực tiếp.
Việc sử dụng tool Marketing Zalo như UpViral giúp doanh nghiệp tự động hóa trả lời tin nhắn, phân loại khách hàng thông minh và gửi hàng loạt nội dung hiệu quả. Mọi hoạt động được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp tiết kiệm chi phí, tăng tỷ lệ chốt đơn và tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài.
IV. Kết luận
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách tạo tin nhắn trả lời tự động trên Zalo một cách hiệu quả. Chúng tôi hy vọng những thông tin chia sẻ sẽ hỗ trợ bạn tối ưu hóa công việc và giao tiếp với khách hàng. Với phần mềm quản lý chat đa kênh – Upviral, bạn có thể dễ dàng kết nối và tương tác với khách hàng trên nhiều nền tảng khác nhau mà không gặp phải bất kỳ sự gián đoạn nào. Hãy trải nghiệm Upviral ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả giao tiếp và phát triển mối quan hệ bền vững với khách hàng của bạn!